Сколько себя помню, я был хроническим прокрастинатором с ужасной памятью — и вот теперь нашёл кое-что, что изменило всё! Вот что я сделал. Этот приём в управлении задачами снизил мой уровень стресса на 90%.

Я перепробовал всё — от простых до довольно замысловатых систем. Начинал со списка в блокноте или текстовом файле, с приложений вроде RememberTheMilk и Things, а как разработчик использовал Jira и YouTrack для рабочих проектов. Я прочитал разные книги об управлении задачами, и, конечно, среди них больше всего мне запомнилась «Getting Things Done» Дэвида Аллена. За годы я пробовал разные подходы, выстраивал системы с тегами. Использовал контексты, зависимые задачи и многое другое. Я даже начал разрабатывать собственный онлайн-сервис вокруг таск-менеджера, но в итоге забросил его, учитывая огромное число удобных приложений и SaaS-сервисов, доступных бесплатно или за скромную месячную плату.

В разное время я упирался в разные препятствия, пытаясь выстроить бесперебойный процесс работы с задачами. И это важно, потому что осознаёшь его значимость, когда ловишь себя на 10-м, 20-м, 30-м круге откладывания маленькой, но важной задачи. Тревожно от того, насколько это непродуктивно. Каждый раз ты сдвигаешь дедлайн и думаешь: «Почему так вышло? Я же всё спланировал, мотивации хватало, а всё равно ничего не сработало». Но я действительно не хотел отказываться от управления задачами, да и, честно говоря, у меня не было выбора. У меня большая семья, сложная работа и миллион разных увлечений. И увлечения — это на самом деле важный момент. Если не справляться с важными делами, на хобби не останется времени. А даже если время найдётся, вы не получите удовольствия. Потому что рой нерешённых задач будет висеть над вами и влиять на уровень стресса, здоровье, доход и многое другое.

Итак, что же мне не нравится в популярных таск-менеджерах, широко доступных сегодня? На самом деле мне нравятся все они; каждый хорош по-своему. Можно использовать минималистичный Things или напичканный функциями TickTick, в котором, наверное, есть 90% фич, какие вообще можно впихнуть в таск-менеджер.

Но вот в чём проблема: когда вы выписываете все свои реальные задачи, список получается очень длинным. Затем вы разбиваете их на категории — и сюрприз! Даже если записывать их подробно, списки остаются внушительными.

А если вы читали книги об организации задач и хотите надёжно выполнять большие дела, нужно разбивать их на подзадачи, а при необходимости — и на под-подзадачи, конечно, в разумных пределах.

Кстати, обычно, если задача занимает меньше часа, я не дроблю её дальше. Могу добавить чек-лист для удобства или просто написать пару заметок.

Итак, к чему мы пришли? Мы всё разложили по категориям, расставили приоритеты и теги — но как это выполнять? В каком порядке? Как распределить задачи во времени? Очевидно, срочные и важные — первыми, второстепенные — позже, верно? Да, так и есть. Но…

И вот мы столкнулись с первой проблемой, которая поначалу может таковой не показаться. Если перед вами огромный, очень длинный список действительно важных задач, вы не будете нервничать, только если вы от природы очень спокойный человек. Да и то лишь до тех пор, пока не наберётся пара десятков критичных задач, от которых многое зависит. Каждый раз, когда мы пытаемся распланировать эти задачи, мы точно будем нервничать — и случится это в самый неподходящий момент. А это, ни много ни мало, самая важная часть.

Так зачем же нам вообще нужен таск-менеджер, если задуматься?

После того как вы организовали задачи в удобной вам системе, самое важное — определить, какую задачу мы делаем следующей, затем выделить на неё время и в течение этого времени не думать о других задачах. А потом выполнить задачу, сделать перерыв, подготовить всё, что нужно подготовить, и продолжить.

Вот к чему я веду.

Постепенно я пришёл к определённой системе. И она очень проста. Можно продолжать пользоваться привычным способом планирования, просто добавив мою доработку.

Допустим, у вас есть задачи, отсортированные по приоритету и категории. Это доступно почти в любом таск-менеджере. А если вы ведёте задачи в блокноте, то, вероятно, тоже используете что-то похожее на категории. Мы создадим воронку, отсекая лишнее каждый день или даже чаще.

Вот что делаю я на примере TickTick.

Предположим, у нас есть несколько категорий. Для меня категория — это что-то вроде «Название проекта», «Встречи» или «Дети». По сути, она задаёт более широкий контекст для задач. Так вот, в каждой категории я делаю четыре колонки: Inbox, Next 3, ToDo и Repeat. По сути это просто подкатегории.

Итак, поначалу в Inbox собираются все задачи этой категории. Ничего особенного. И сразу упомяну колонку Repeat. Туда мы складываем повторяющиеся задачи — и всё. Они там остаются, и мы их больше не двигаем. В целом, чем стабильнее повторения, тем лучше. Это снижает сопротивление, необходимое для их выполнения, по физиологическим причинам. Так что настройте повторения и не трогайте их, просто отмечайте позже в представлении «Сегодня».

Что дальше? Колонка ToDo. И здесь есть строгое ограничение: в ToDo всегда лежит только одна задача. Та, над которой вы сейчас работаете или планируете взяться следующей. И это критично: только одна задача, пожалуйста, не нарушайте это правило. В этом и фокус — обмануть свой мозг, придать ему уверенности и сосредоточиться на одной задаче за раз. Никаких переключений; в течение дня вы всё равно успеете поработать над задачами из разных категорий. Так что положите туда одну задачу, которую планируете или делаете, и всё.

Перейдём к колонке Next 3. На первый взгляд это тривиально, но вы увидите, как хорошо это работает, если дадите системе шанс. В колонке Next 3 мы держим три задачи, которые планируем сделать после задачи из ToDo. Да, всё так просто. Их можно выбирать и переставлять, но их всегда должно быть только три. Поверьте, ваш мозг скажет спасибо. Суть вы уловили.

Затем вы открываете категорию — и, независимо от бэклога, пропущенных дедлайнов и нарушенных обещаний, видите всего четыре задачи. И вы уже выбрали порядок, в котором будете их выполнять. Плюс, когда вы садитесь работать над этой конкретной категорией, в фокусе только одна задача — та, что в колонке ToDo. Вы положили её туда заранее, так что думать снова не нужно. Если что-то пошло не так, догадайтесь, что нужно сделать? Верно — переместить задачу из ToDo в Next 3 или в Inbox, а одну из трёх задач Next 3 взять в ToDo.

Итак, вы жонглируете всего четырьмя задачами, и, поверьте, это гораздо проще, чем постоянно проглядывать длинные списки задач. Я бы сказал — обязательств, ведь каждая задача — это обещание себе или другим. Очень просто: выполнили задачу из ToDo, затем выбрали следующую из Next 3 и добавили что-то из Inbox в Next 3.

Ах да, я много всего наговорил, но так и не представился. Меня зовут Сергей Брюхин. Я программист с приличным опытом, работал над множеством разных проектов — и как фрилансер, и как fullstack-инженер в студии разработки. Я давно собирался запустить YouTube-канал и даже снял видео в 2019 году, но всё не хватало времени или желания продолжать. А некоторое время назад я снова загорелся идеей снимать видео и делиться полезной и не очень информацией. И, знаете, это всё ещё эксперимент. Так что, если видео вам понравилось, подпишитесь — уверен, вы знаете, где эта кнопка. Думаю, для нынешних времён это неважно, и YouTube всё равно сам решит, какие видео вам показывать, но для меня это много значило бы и мотивировало делать больше. Спасибо!

Вот такой получилась моя воронка задач. После внедрения этой простой системы мой уровень стресса заметно снизился. Конечно, все разные; кому-то вполне хватает простого списка дел в блокноте, а кто-то держит всё в голове. К сожалению, я не из таких; без таск-менеджера моя продуктивность рассыпается. Так что попробуйте внедрить мою систему — и я буду очень рад, если она повысит вашу продуктивность и снизит уровень стресса.